לפעמים הבדיקה הקונסולרית מתבצעת במהירות ודורשת סט מינימלי של מסמכים. עם זאת, ישנם מקרים שבהם אנשים צריכים להגיע מספר פעמים ולהביא מסמכים נוספים.
ישנם 2 סטים עיקריים של מסמכים שיש להכין.
- טופס בקשה בכתב יד: כל הדפים מודפסים וחתומים. יש לבדוק את ההוראות למילוי.
- תמונות: לפחות 5 תמונות צבעוניות (בגודל 3×5 עד 4×5 ס"מ) לכל בן משפחה.
- דרכון זר: לכל בן משפחה.
- תעודת זהות פנימית: לכל בן משפחה (למעט ילדים).
- תעודת לידה: מקור או תעודה עם מידע מורחב ממשרד הרישום/מרכז השירות.
- תעודת שחרור צבאי: מקור.
- פנקס עבודה: מקור או הדפסה (אם אלקטרוני).
- תעודות השכלה: החל מבית הספר התיכון והלאה.
- אישור נוטריוני: אם נוסעים עם ילד קטין, נדרש אישור נוטריוני מההורה השני עם אפוסטיל.
- עותקים של מסמכים: יש להכין לפחות עותק אחד מכל המסמכים הנ"ל.
סט מסמכים זה נאסף עבור הורים, סבים וסבתות עם שורשים יהודיים. המסמכים העיקריים הם:
- תעודת לידה.
- תעודת נישואין.
- תעודת פטירה (אם קיימת).
- תעודות שחרור צבאי (בברית המועצות צוינה שם הלאומיות).
- תמצית מרישום הבית.
- אישור מבית קברות יהודי על קבורה.
- תיקים אישיים ממקום עבודה, לימודים או שירות.
המטרה המרכזית היא לאסוף 3 מסמכים מקוריים שונים עבור הורים, סבים וסבתות עם שורשים יהודיים.
- הנחו את הקרובים מה בדיוק ואיפה יש להשיג.
- אם הקרובים אינם יכולים להתנייד – שכרו נהג או עזרו להם מראש.
- הכינו עותקים של המסמכים במרכז השירות אם הקרובים חוששים למסור את המקור.
- בשום פנים ואופן אל תטעו את הקונסול.
- שמרו על קוד לבוש עסקי.
- הקדישו עד 120 דקות לפגישה.
- ארגנו את המסמכים בתיקיות לנוחות.
- החזיקו את כל העותקים בפורמט אלקטרוני.